業務の効率化について考えてください!

…30%ぐらいは改善の余地がありそうです。

仕事の進め方、時間の使い方について考えてみましょう。30%ぐらいは改善の余地がありそうです。この30%を働き方改革の原資 に、または、創造のための時間にあててください。

部下への短納期の業務の指示

「今日中にこれを仕上げて」ではなく、「5日後の○日の午前中までにこれを仕上げて」と指示されれば、指示を受けた部下は時間を組み立てられます。少しの負荷は誤差として吸収できます。不要な残業は発生しません。部下への短納期の急な業務の指示は、不要な残業を生み出す悪の根源です。部下への短納期の急な業務の指示は極力控えてください。恒常的に発生している会社には、不要な残業が発生しています。上司が改めるべきです。

※短納期の急な指示しかできない人はマネージャー失格です。

移動時間の短縮

訪問(出張)の必要性について再考しましょう。特に、必然性の薄い訪問(出張)を減らせば、その分の移動時間が大幅に短縮できます。ITインフラの進化で、数十年前と比べてコミュニケーションの取り方は格段に多様化しました。先入観や過去の慣習にとらわれずに、新しいコミュニケーションの方法を見つけ出してください。
例えば、メールで資料を送って電話で1時間話せば、概ねやり取りはできるはずです。この商談やミーティングのために遠方まで訪問(出張)する必要があるのか?ご再考ください。
〔※電話ミーティングのアポ取り〕この習慣を導入してください。また、多人数でゾロゾロと訪問(出張)・商談を行っている様を見ます。必要な時も無くはありませんが、本当に必要なのか?この疑問を持ってください。

商談の進め方

初回商談からさっさと核心の提案を行いましょう。相手が一流ほど雑談を嫌います。挨拶や関係性の構築を否定するつもりはありませんが、最初の面談は挨拶や雑談で済ませる、このような考え方を嫌う人たちも増えています。最初の面談から核心に触れて、ビジネスを進めてください。相手側も働き方改革を進めています。

接待や親睦

接待や親睦は最小限に留めましょう。ビジネスパートナーと度々酒を飲んで親睦を図るのではなく、懇親頻度を半分に減らし、その分は、ビジネスプランをお互いが考える時間にあてましょう。

ビジネスパートナーの選別

ビジネスパートナーを選別してください。効果の薄い、心地よいビジネスパートナー(候補)と付き合うのを止めて、有益なパートナーのみに絞り込んでください。余力を使って、新しいパートナーを探しましょう。

日常業務

前さばきで、これから行う業務を選別しましょう。前さばきの時間を大切にしてください。前さばきにあてる10分で、後の業務を30分減らせます。例えば、膨大な資料をいきなり作り始めるのではなく、本当に必要な資料を見極めるために10分間考える、その後、資料作成を始めるようにしてください。

資料の作成

パソコンの技術を駆使して、過度にきれいに仕上げられた資料※を時折見かけます。綺麗な割に中身は?ワードの箇条書きで十分ではないか?見栄えがオーバースペックな資料は時間の無駄使いです。社内では止めてもらってください。また、社内配布資料をカラーコピーで配布、時折目にします。
※提案の内容より見栄えの向上に重点が置かれてしまいがちです。注意してください。

その他

  1. 惰性・ルーチンの行動を改めてください。惰性・ルーチンを疑ってください。
  2. まず考える、選んで行動する、この習慣を習得してください。
  3. やらねばならない(と思い込んでいる)仕事に追われない生き方を心掛けてください。
  4. 思考停止に陥らないでください。今までと同じように黙々と仕事に励むのではなく、昨日までとは違うやり方はないかと考える癖をつけてください。

我々は、相当無駄なことに時間を浪費しているようです。この無駄使いで犠牲になるのは『落ち着いてじっくりと物事を考える時間』です。この重要な時間を確保するために、業務の棚卸を行ってください。『落ち着いてじっくりと物事を考える時間』を確保できれば、仕事の効率とクオリティーが格段に向上します。

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